A Virtual Office for Remote and Hybrid Workers

Online Retailing Triumph #1: Explore Modern Offshore with SupremeTech & Classmethod

Unlock the Power of Partnership in Customer Service in Online Retailing with SupremeTech, a journey through excellence, collaboration, and innovation. SupremeTech's commitment to continuous improvement led to vital projects, thanks to their partnership with Classmethod. They excel in managing data, ensuring security, and tailoring solutions to client needs. Their ongoing support and dedicated client teams ensure sustained success. Together we prove that the Modern Offshore model is a winning formula for offshore development. Let's explore how we did that in the series of Online Retailing Triumph. Online Retailing Triumph - Episode 2 Online Retailing Triumph - Episode 3 Tackling Data Challenges in Customer Service Digitalization When discussing Customer Service Digitalization, individuals often focus on optimizing the user experience with every click of a button. However, the cornerstone of this digital transformation lies hidden behind each user interface - Data. In the customer service industry, safeguarding customer data is of paramount importance. This is precisely where SupremeTech initiated a collaboration, partnering with a major coffee chain in Japan and Classmethod. This strategic partnership commenced with the critical task of managing a substantial segment of their extensive system. Without effective data management, the system remains devoid of valuable information for analytics. It is this expertise that led to SupremeTech's selection to handle this pivotal case, marking the beginning of a promising partnership. Identifying the Key Challenges Now, with a few stepIn the realm of customer service digitalization, recognizing and addressing challenges is paramount to success. One of the most pivotal challenges faced by businesses is effectively managing data. This is where the power of partnership comes into play, as exemplified by the collaborative efforts of SupremeTech and Classmethod. Collaborating with multiple vendors in one project SupremeTech's journey in overcoming these challenges begins with a crucial partnership role. Our company and Classmethod work as one of the multiple vendors within a complex project of a big brand of coffee chain. This collaboration laid the foundation for tackling the intricate data management needs of the customer service industry. Offshore development, in this context, plays a pivotal role in efficiently executing the project. It leverages a global approach to resource allocation, enabling us to harness a diverse pool of talent, cost advantages, and time zone differences to meet the project's multifaceted demands. As we work cohesively with Classmethod and other vendors, offshore development ensures a dynamic and comprehensive solution to tackle the intricacies of data management in the customer service industry. Dealing with Unpredictable Daily Data Imports A significant hurdle in this endeavor was dealing with the unpredictable nature of daily data imports. SupremeTech, in partnership with Classmethod, needed to develop solutions that could adapt to the ever-changing influx of data, ensuring seamless operations and data security. Collaborating seamlessly alongside Classmethod, our joint team conducted research and maintained a robust line of communication. Every update was consistently shared and cross-verified with the customer, ensuring optimal outcomes. Extracting Data from Store Sources Furthermore, recognizing the paramount importance of data security in the business sphere, SupremeTech unwaveringly prioritized safeguarding every feature and piece of information. The process of extracting data from diverse store sources demands a delicate balance of precision and security, and SupremeTech excels in this critical domain. Here's a closer look at how they manage this intricate task. SupremeTech's approach begins with meticulous research and analysis. They recognize that the data extracted holds the key to unlocking invaluable insights for data analytics. Thus, they leave no stone unturned in understanding the nuances of each client's store sources. One of the standout qualities of SupremeTech is their commitment to maintaining the utmost secrecy and precision during data extraction. Recognizing that data is often a company's most closely guarded asset, they implement stringent security protocols to ensure that data remains confidential and protected throughout the extraction process. SupremeTech's Successful Challenge Conquest SupremeTech's journey in conquering challenges in data management is a testament to its commitment to excellence and its invaluable partnership with Classmethod. From Research to Specialized Data Management Expertise Our success story begins with thorough research, leading to the development of specialized expertise in data management. Supreme Tech's dedication to staying at the forefront of industry knowledge has empowered them to provide innovative solutions. Careful and Methodical Problem Solving with Partner In partnership with Classmethod, SupremeTech approaches challenges with a careful and methodical problem-solving approach. Their synergy ensures that complex issues are addressed comprehensively and efficiently. SupremeTech Customized Solutions for Client-Centric Success SupremeTech's expertise shines through in its ability to tailor solutions that seamlessly align with each client's unique objectives and intricate system requirements. These customer-centric solutions are the cornerstone of their partnership-driven approach. Ongoing Support and Follow-Up Beyond the initial implementation, Supremetech's commitment to its clients is an unwavering promise of continued support and follow-up, ensuring that the journey toward sustained success remains smooth and fruitful. SupremeTech understands that the digital landscape is dynamic, and business needs can change rapidly. Therefore, they provide dedicated client support teams, equipped with deep expertise and a thorough understanding of the client's specific objectives. This personalized approach ensures that clients have a reliable partner to turn to for assistance, guidance, and troubleshooting. Maintaining Strong Client Partnerships - Classmethod  SupremeTech's dedication to maintaining strong client partnerships, exemplified by its collaboration with Classmethod (CM), underscores its commitment to fostering enduring relationships built on trust and reliability. Committed to Continuous Improvement SupremeTech's unwavering commitment to continuous improvement has earned them a series of significant projects with CM. Their dedication to staying ahead in industry trends and emerging technologies ensures they offer cutting-edge solutions. This commitment has solidified their partnership with CM, demonstrating the tangible benefits of their innovative approach.  In essence, SupremeTech's journey of continuous improvement not only keeps them competitive but also strengthens partnerships and attracts vital projects, underlining their dedication to excellence. Development systems and technologies Below are the resources and technologies we use to develop the services: Details of entrustment: Implementation, Testing, Migration, Maintenance & Operation Platform: Web Development language: PHP, Javascript Let SupremeTech help you to start the system now! Start to invest for your start now with the help of SupremeTech. Our expertise and solutions will empower you to request! Don't wait, let's take the first step towards digitizing your customer service now!

How Agile Development Influences Developer And QA Tool Choices

On the surface, it might seem like the Agile methodology is simply about reimagining waterfall development by keeping an open mind. However, this approach has far-reaching implications for people, tools and processes. That said, let’s dissect the major Agile development characteristics that affect developer and quality assurance (QA) tool choices and talk about some great examples of Agile development tools: Increased Collaboration Agile development pushes for greater synergy amongst teams. It's hard to release higher-quality products faster if many of the people involved aren't openly communicating with each other about challenges. For example, a developer working alone can easily store, manage and reuse code using one machine. However, things get trickier once a project needs more hands and numerous software units are being created. You'll need a space where everyone's work can be converged, with changes indicated coherently. Photo by Tim van der Kuip on Unsplash  This is where tools like GitHub come in. GitHub will enable developers to combine their code into modules and easily perform version control. More importantly, developers can do all this remotely since it's cloud-based. It’s also worth noting that GitHub isn’t the only code hosting/management solution out there. You can always try others like TaraVault, AWS CodeCommit, Bitbucket, SourceForge, and many more. By the way, collaboration doesn’t begin only when the team has been formed. It’s an ethos that can be applied even when building the team and responding to talent departure or unavailability. With tools like Crowdsource.io, you can set up a project folder, post your needs and respond to interested developers. This social approach simplifies recruitment, especially during emergencies. Continuous Testing In continuous testing, teams don’t have to wait for all units to be ready before they start. Instead, they endeavor to test whatever small piece is ready as others are prepared. By doing so, they are less likely to be blindsided by complex problems in the software that delay a release as the team tries to fix them. This approach often means the testing workload will fluctuate as the project progresses, so quality assurance teams will have to be swifter at scaling testing capacity accordingly. One of the best ways to achieve this is by using test automation tools. Photo by freestocks on Unsplash More specifically, you'll need user-friendly test automation tools if teams are to quickly add new automations in response to changes in the testing workload. They should also facilitate reusability and easily plug into your CI/CD pipelines, which is what tools like Leapwork are good at. Additionally, an Agile testing team needs robust tracking and reporting capabilities to excel at continuous testing. This is where tools like JIRA and nTask Issue Tracker shine. They’ll offer features tailored to defect tracking while also helping you analyze QA team performance in real time so you can know how to increase efficiency and remain on schedule. Value-Driven Development You can only offer so much value if you aren't listening and responding to users. So to get better at value-driven development, you must create a smoother path for user feedback to be absorbed into the development lifecycle promptly. Photo by krakenimages on Unsplash One critical piece in this area is the usability testing tools you rely on. They should have functionality that speaks to agility, such as; Recruiting participants remotelyA/B testingIntegration with various tools like prototyping solutions, design tools, productivity tools and more. These are some of the crucial functions needed because: You want to be able to start user feedback collection from anywhere as soon as you get the green light. In that sense, participant recruitment should involve as little bureaucracy as possible and be easier to manage as you conduct more tests down the road. Testers should be able to compare feature variations side-by-side instead of testing one, then trying another later. So through A/B testing, you shorten the time it takes to discover whether a slight tweak in a feature caused a significant improvement in usability. Once you have user opinions and usability metrics, there shouldn't be that many error-prone processes to link the data to the concerned parties and the different tools they use to respond to the feedback. Whoever is going to modify a product should be able to quickly see how their previous contribution fared. The other leaders who have to sign off on additional changes should also be able to view this information simultaneously, so there isn't much sitting and waiting. Tools like UserZoom, Loop11, UsabilityHub, Userlytics and Maze will go a long way in helping you increase the customer value realized with each iteration. The glue that holds everything together While we’ve talked about the Agile QA process and Agile development software, another key aspect is more about the administrative side of an Agile project. When it comes to this area, you'll hear a lot of buzzwords and office terminology thrown around, like modularity, effective communication and visibility. But to be clearer about the tenets of organizational agility, here’s what Agile teams should emphasize during the development life cycle: Teams should be able to zoom in on the smallest of processes as this is how they'll know what's essential and what isn't and also what could be improved. Organizations should give more autonomy to the lower ranks so they can do some things at their discretion. If every small move has to first be run up a long chain of command, all in the name of maintaining control and minimizing risk, you can forget about faster releases. Whatever you practice should be incremental. For example, when figuring out how to communicate better, you don't just set benchmarks and lean back. Instead, you should revisit them to see if they are working and decide whether to maintain, increase, decrease or move sideways. So how exactly do these principles shape tool choices? Well, you’ll need Agile project management tools that offer features like automated notifications, workflow customization, analytics and recommendations. There are plenty of options to try; Agilean, ProofHub, ActiveCollab, MeisterTask, Axosoft, JIRA and DailyScrum. Wrapping Up Ultimately, tools that work for some may not work for you, so it starts with understanding your existing organizational culture and how much you're willing to alter it in pursuit of agility. That’s when you’ll know where tools are applicable and which functionality they must have. To learn more about how to pick the right developer and QA tools for Agile development, contact us for a free consultation.

Có cần tài liệu thiết kế (design document) trong phát triển phần mềm Agile?

Xin chào tất cả mọi người. Tôi là Ueki - một thành viên của SupremeTech Co.,Ltd. Với vai trò là một Phó Giám đốc tôi hỗ trợ cho các dự án phát triển về mặt quản lý với các role như Project Management Office (PMO) hay Resource Management Office (RMO). Sau khi đọc được một bài viết thú vị với chủ để mà tôi rất quan tâm là  lý do tại sao các programer không viết document , tôi đã có suy nghĩ đặt bút để viết nên bài viết này. Mục lục 1. Tại sao nhiều dự án vẫn làm việc được mà không cần đến tài liệu thiết kế? 2. Vai trò Product backlog (và những hạn chế) 3. Vai trò của Design documents 4. Bạn hiểu rõ tầm quan trọng của Design documents nhưng nó lại quá phiền phức 5. Ba mẹo để ứng dụng tốt cả Product backlog và Design documents 6. Kết thúc 1. Tại sao nhiều dự án vẫn làm việc được mà không cần đến tài liệu thiết kế? Trước khi đến Việt Nam, tôi từng là một system engineer tại một công ty SI ở Nhật Bản. Lúc đó chủ yếu các dự án phát triển theo mô hình waterfall, nên tuần tự công việc của chúng tôi sẽ là: tự viết design document, review, sau đó dựa trên design đó để tiến hành coding, tạo test cases, chạy test. Vì thế mà, tôi chưa từng nghĩ đến việc phát triển hệ thống mà không có design document. Khi chuyển công việc sang một công ty chuyên về WEB, tôi đã rất shock khi thấy một số project vẫn chạy bình thường mà không hề có design document. Chuyện xảy ra một thời gian trước đây khi tôi còn làm ở một công ty Offshore ở Việt Nam. Khi đó, tôi có tham gia vào một dự án từ Phase 2. Tôi có nhờ Project manager (PM) phụ trách Phase 1 chia sẻ cho tôi tài liệu về design document thì lại nhận được URL của một tool quản lý task có tên là Redmire, tool này được dự án sử dụng để quản lý Product Backlog. PM đó nói với tôi rằng tất cả yêu cầu đều được mô tả trong ticket Redmine, nên đó chính là design document. Lúc đó, khi tôi đặt ra câu hỏi “Nếu yêu cầu có thay đổi thì có update trong ticket đó không? “. Câu trả lời tôi nhận được là “Trong trường hợp đó, sẽ tạo ticket mới”. Nếu như vậy thì chẳng phải sẽ có trường hợp yêu cầu của 1 màn hình có thể bị trải dài ra nhiều ticket khác nhau, và ngược lại yêu cầu của nhiều màn hình có thể chỉ được gom lại trong một ticket hay sao? Như vậy thì những ticket Redmine đó không thể làm vai trò của một design document được. Bỏ qua nhiều câu hỏi trong đầu, cuối cùng tôi đã bỏ ra vài tuần để tạo lại từ đầu design document của Phase1, trước khi bắt đầu Phase2.  Người PM mà tôi vừa nhắc đến cũng là một thành viên thuộc team PMO của công ty, đến cả một người ở level này và có nhiều kinh nghiệm như thế mà cũng chấp thuận và làm theo cách này, quả thật lúc đó tôi đã rất shock. Thế nhưng, nếu như đã quen với mô hình phát triển Agile, họ chỉ cần nhận được tài liệu khái quát từ khách hàng, Product backlog hay whiteboard, thông qua việc thảo luận với khách hàng, họ sẽ không cần đến design document mà vẫn có thể tiến hành coding, do đó, dù ko nắm được tầm quan trọng của design document hay sự khác biệt giữa Product Backlog và design document thì họ vẫn có thể phát triển dự án được.  Ở bài blog tôi có nói đến ở phần đầu cũng đã viết “cho dù không có document cũng không có trở ngại gì cả”, nhưng đó lại là sự thật. Vậy nên, nếu không cần design document mà vẫn có thể phát triển được thì design document cũng trở nên không cần thiết nữa sao? Có thật sự không cần đến design document nếu đã có Product backlog không? Thực ra, Product backlog và design đều được mô tả bằng chung một từ là “specification” nhưng vai trò của nó lại khác nhau. Nói cách khác, không phải cái nào tốt hơn cái nào, mà là cả hai đều cần thiết cho các mục đích khác nhau.  2. Vai trò của Product backlog (và những hạn chế khi sử dụng nó như một tài liệu thiết kế) Ở SupremeTech, chúng tôi quản lý các Product backlog bằng các tool quản lý ticket như Backlog, Github issue, Redmine. Chúng tôi sẽ quản lý 1 product backlog bằng những tickets được PO tạo ra, khi cần thiết sẽ cùng thảo luận, đặt Q&A ở phần comment, sau đó sẽ bổ sung những nội dung được quyết định cuối cùng vào phần overview của ticket đó. Trong mô hình phát triển mà yêu cầu thường không được rõ ràng ở giai đoạn đầu như Agile, thì phương pháp này rất có hiệu quả và cho phép nhiều bên liên quan (Stakeholders) tham gia vào quá trình xây dựng yêu cầu để yêu cầu được tốt hơn. Những product backlog item (PBI) đã hoàn thành sẽ được close, nếu có yêu cầu thay đổi thì sẽ tạo một ticket mới để các kĩ sư có thể chỉ cần tập trung vào phần hiện tại mình làm. Vì có thể nhìn thấy được số lượng ticket, nó sẽ giúp bạn lên schedule dễ dàng hơn dựa theo estimate và cũng có thể thúc đẩy các engineer làm việc hiệu quả hơn thông qua các mục tiêu đã đề ra. Quản lý Product backlog bằng Github issue Mặt khác, nếu chỉ quản lý bằng  Product backlog, sẽ có những câu hỏi chỉ có thể trả lời bằng kí ức phát sinh như là “đâu là spec đúng hiện tại” hay “cái nào mới chính xác”. Ví dụ ở Product backlog có những thông tin như sau: 1. Muốn develop màn hình A bao gồm các function A-1, A-2, A-3 2. Log các yêu cầu của màn hình A ở ticket ① 3. Engineer tiến hành develop → Close ticket ① 4. Thay đổi spec ở function A-1 và A-2 ở màn hình A 5. Log các yêu cầu thay đổi của function A-1, A-2 ở ticket ② 6. Engineer tiến hành develop → Close ticket ② 7. Thay đổi spec ở function A-2 ở màn hình A 8. Log các yêu cầu thay đổi của function A-2 ở ticket ③ 9. Engineer tiến hành develop → Close ticket ③ Ở đây, nếu bạn muốn kiểm tra spec chính xác của màn hình A, bạn cần phải tìm tất cả các ticket ①②③  đã close và sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian. (Trong ví dụ này, spec đúng của màn hình A bao gồm function A-1 được log ở ticket ②, function A-2 được log ở ticket ③ và function A-3 được log ở ticket ①). Các ticket đã close có thể được tìm thấy bằng cách search trên tool quản lý ticket, nhưng nếu search bị sót 1 thông tin gì đó hoặc kết hợp sai, thì spec sai sẽ bị nhầm thành spec đúng. Nếu bạn cố gắng xây dựng spec mới dựa theo cái đã bị nhầm trước đó, sự nhầm lẫn qua lại sẽ ngày một tăng lên. Product backlog không phải vạn năng Cũng có cách để tách ticket cho từng function A-1, A-2, A-3, nhưng ở ví dụ này nó chỉ là một function, và spec có thể thay đổi ngay cả chỉ với một image hay một button, vì vậy sẽ không thực tế nếu chia các yếu tố thành ticket được. Cũng có ý kiến ​​cho rằng "những gì được viết trong code mới là đúng", và nó có thể đúng trong trường hợp bây giờ, nhưng chưa chắc đã đúng hết như thế. Vì không có gì đảm bảo rằng không có bug xảy ra nên không thể cho răng nội dung code là spec đúng được. 3. Vai trò của design document Vậy tại sao chúng ta cần phải cần có một spec đúng? Bạn hoàn toàn có thể implement dựa trên nội dung ghi trong Product backlog, nhưng chỉ nên duy trì điều đó trong một thời gian ngắn. Ở mô hình phát triển Agile, chúng ta sẽ bắt đầu phát triển với một mô hình hệ thống nhỏ tối thiểu, thường trước hết chúng ta sẽ release MVP (Minimum Viable Product: Sản phẩm khả dụng tối thiểu), và liên tục cải thiện trong thời gian dài dựa theo feedback của người dùng. Trường hợp các member tham gia dự án ngay từ đầu, nắm rõ ngọn ngành và spec thì có thể duy trì dự án mà không gặp vấn đề gì với Product backlog, tuy nhiên nếu có member mới join vào, hoặc ngược lại, các member cũ rời khỏi dự án vì nhiều lý do, thì khó có thể tránh khỏi nhiều hiểu lầm xảy ra nếu dự án được tiếp tục duy trì lâu dài. Khi đó, cần phải có design document với những yêu cầu cơ bản chính xác và mới nhất ở thời điểm hiện tại để không phải chỉ truyền đạt với nhau bằng miệng. Trước hết, trí nhớ của con người không phải lúc nào cũng hoàn chỉnh (duy trì thông tin đầy đủ và nhất quán), nên điều quan trọng là phải có một nơi (tài liệu) lưu giữ thông tin chính xác (source of truth) thay vì dựa vào trí nhớ. Vì design là nội dung đã được thống nhất thông qua review của client và engineer, nên nếu có action nào khác với description trong product, thì có thể là bug hoặc đã bỏ sót thông tin. Tóm lại, Product backlog hữu ích trong vòng đời phát triển (life cycle develop) ngắn hạn, còn design document có thể được coi là công cụ cần thiết để lưu trữ lâu dài. Cần phân biệt giữa Product backlog và design 4. Bạn hiểu rõ tầm quan trọng của Design document nhưng nó lại quá phiền phức Tôi sẽ tạm dừng phần giải thích về vai trò của Product backlog hay design document ở đây. Các engineer thường hay nói "Tôi hiểu design document rất quan trọng, nhưng tôi không có thời gian để tạo chúng", hoặc "Nó không thú vị bằng viết code (tôi không có hứng thú)." Những người như vậy thường tránh viết tài liệu vì họ muốn tập trung coding trong một khoảng thời gian đã được đề ra, nhưng nếu cứ tránh thì họ sẽ không tiến bộ và sẽ tạo nên một vòng luẩn quẩn ngày càng muốn né tránh. Ở SupremeTech, chúng tôi phân chia và triển khai đầu công việc thành hai mảng là document và coding với hệ thống resource gồm có Business Analyst (BA) - người sẽ cùng với client và engineer triển khai yêu cầu thành Product backlog, design document, và Software Engineer (SE) - người sẽ phát triển phần mềm dựa trên những yêu cầu đó. Việc tạo design document thường tập trung chủ yếu vào phase 0 đến 1 trong thời gian đầu của project, và một khi design document được tạo xong, phần còn lại chỉ là update các phần cần thay đổi, vì vậy giả sử bên SE phải update thì rào cản tâm lý cũng sẽ giảm đi đáng kể, do phần tài liệu mà họ cần phải làm chỉ là phần update. Việc tạo design document ban đầu là một trong những nhiệm vụ của BA và thông qua quá trình này, họ có thể nắm được yêu cầu và hỗ trợ cho project với tư cách là spec holder. Mặc dù vậy, khi quy mô MVP lớn hoặc trong trường hợp tiến hành dự án đã được phát triển từ phía công ty khác nhưng lại không có design document thì gánh nặng cho BA sẽ rất lớn. Trong trường hợp đó, Japanese Communicator (JC) sẽ đảm nhiệm phần biên/phiên dịch để có tạo ra design. Trong career path của chúng tôi, những JC sau này đều sẽ có hướng phát triển thành BA nên điều này cũng vừa có ích cho việc đào tạo công việc BA cho JC để phát triển trong tương lại. Bằng cách phân chia công việc như thế này, việc tạo/ duy trì design document được thực hiện như yếu tố cần thiết để phát triển phần mềm, tương tự như coding của SE, hoặc việc phân chia task, lập kế hoạch và quản lý tiến độ của PM là không thể thiếu. 5.  Ba cách để ứng dụng tốt cả Product Backlog và Design document Trước đây khi còn là Senior BA tại công ty phát triển phần mềm Offshore tại Việt Nam, cũng đã từng điều hành dự án sử dụng cả Product backlog và Design. Nên tôi muốn giới thiệu cho mọi người một số mẹo mà cá nhân tôi thấy dễ thực hiện. 1. Update timing Product backlog được sử dụng để thiết lập spec trong life cycle develop ngắn hạn nên thường xuyên được update. Mặt khác, design document dùng để duy trì lâu dài không yêu cầu phải cập nhật realtime, nên tôi nghĩ nó có thể sắp xếp thời gian để update nó khi mà yêu cầu đã ổn định hơn, không còn thay đổi nhiều nữa. Cụ thể, thời điểm SE bắt đầu coding, hay thời điểm tiếp nhận yêu cầu từ client, yêu cầu sẽ được đưa lên Product backlog, sau đó chúng ta mới tiến hành update design document. Tất nhiên, điều này không áp dụng nếu project được phát triển dựa hoàn toàn trên design document. 2. Sử dụng tool Bạn nên sử dụng tool quản lý ticket để có thể quản lý Product backlog. Có rất nhiều tool khác nhau như Backlog, Github issue, Redmine,… nhưng bạn có thể lựa chọn tuỳ thích miễn là tool đó có thể assign function, set milestones, change status, change notifications. Github issues có thể sẽ hữu ích cho engineer khi họ còn có thể sử dụng Github để quản lý task và code version cùng 1 chỗ. Tôi thường thấy nhiều trường hợp sử dụng Spreadsheet để quản lý Product backlog, nhưng tôi nghĩ đây lại là một antipattern. Ở life cycle develop ngắn hạn hay được update thường xuyên, Spreadsheet lại không có function thông báo về các cập nhật, nên khả năng sẽ xảy ra nguy cơ không để ý và bỏ quên nội dung nếu có ai đó add/change/delete chúng. Hơn nữa, so với Product backlog, ta thường sử dụng Spreadsheet cho các design có tần suất update thấp. Các thay đổi sẽ bị lưu lại trên sheet lịch sử thay đổi. Cũng có ý kiến khắt khe cho rằng không nên sử dụng Spreadsheet cho bất cứ cái gì ngoại trừ cho bảng tính (excel), nhưng tôi nghĩ dùng công cụ gì cũng được miễn là nó được sử dụng một cách thích hợp với nhu cầu trên thực tế. 3. Có cần tách riêng giữa client và internal không  Tốt hơn là nên tách Product backlog thành một bên cho client (client và BA sử dụng) và một bên cho internal (Project members như BA, PM, SE sử dụng). Đầu tiên phải kể đến vấn đề ngôn ngữ. Việc chuẩn bị product backlog cần những  đổi phức tạp, hoặc mang tính khái quát cao về product sẽ như thế nào, nên nhiều trường hợp client muốn thảo luận bằng ngôn ngữ mẹ đẻ (tiếng Nhật hoặc tiếng Anh) càng nhiều càng tốt. Nhưng kĩ sư người Việt lại không sử dụng thành thạo tiếng Nhật hoặc tiếng Anh giao tiếp, nên Communicator sẽ phải dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, và như thế nhiều ngôn ngữ sẽ bị trộn lẫn và đoạn hội thoại sẽ trở nên khó đọc. Tiếp theo là vấn đề về độ chính xác, chi tiết của thông tin. Việc spec thay đổi thường xảy ra trong quá trình thảo luận, nhưng có nguy cơ là PBI của client được bắt đầu triển khai sớm ngay cả khi yêu cầu đó vẫn đang trong giai đoạn thảo luân, dẫn đến phải làm lại. Ngoài ra, nếu nhiều yêu cầu được thảo luận trong một ticket hoặc ngược lại, các yêu cầu tương tự được thảo luận trong nhiều ticket, thì phải tách riêng/ tổng hợp nếu cần và sau đó truyền đạt lại cho kĩ sư, như thế sẽ tránh hiểu sai về nội dung công việc. Từ những điểm trên, chúng tôi đã áp dụng phương pháp tách từng tool và quản lý Product backlog cho client giao tiếp bằng tiếng Nhật và Product backlog cho internal giao tiếp bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Mặt khác, vì cần phải có được sự thống nhất của cả client và engineer sau khi tạo xong design document, nên sẽ tốt hơn nếu viết bằng tiếng Anh trên Spreadsheet chung để mọi người có thể cùng thấy. Nếu dịch những gì đã tạo từ tiếng Nhật sang tiếng Việt, bạn sẽ phải quản lý 2 phiên bản tiếng Nhật và tiếng Việt, và nếu có một bản được chỉnh sửa, nhưng bản kia lại bị sót, thì khả năng hiểu sai spec giữa client và engineer sẽ xảy ra. Dù được viết bằng tiếng Anh, design cũng chỉ đơn giản là mô tả các yêu cầu với nội dung giải thích dài thành một câu giải thích ngắn hơn, nên trừ khi client của bạn là người không thích tiếng Anh, thì nó vẫn có thể chấp nhận được. Luồng thực hiện khi tóm tắt Tips 1-3 Flow hoạt động này chỉ là phương pháp hay nhất từ ​​kinh nghiệm của riêng tôi nên không có nghĩa là sẽ áp dụng được trong mọi tình huống. Cơ bản, tôi nghĩ sẽ không sao khi lựa chọn work flow hay tool dựa trên đặc điểm của từng dự án, sở thích và kinh nghiệm của các bên liên quan (stakeholder), hoặc là quan điểm tôn giáo (^^). Nếu design documentation hiện tại của bạn không hữu dụng nhiều, bạn có thể lấy cách làm này để tham khảo. 6. Kết thúc Bài viết này dùng để truyền đạt vai trò của design document và cách tương tác cho những bạn không hiểu vì sao lại cần design document hoặc những bạn đang gặp vấn đề về cách vận dụng nó. Ngay cả ở công ty SupremeTech, tôi cũng muốn hỗ trợ và truyền đạt cho các member của chúng tôi có thể nhận thức rõ tính quan trọng của design document và những rủi ro khi không có nó, cũng như để phân bổ nguồn nhân lực cần thiết. ※ Bài viết này được phiên dịch từ bản tiếng Nhật được viết trên Enlyt Blog.

From Seeking The Path to Leading The Way: Phuoc’s Journey at SupremeTech

Are you curious how someone with no IT background made a bold leap into tech and ended up leading a team? Starting with no formal IT background, Phuoc took a leap of faith into the world of Infrastructure at SupremeTech. What began as a fresh start during the pandemic has become an inspiring tech career journey from entry-level newcomer to the leader of our Infrastructure team. In this inspiring interview, Phuoc shares the lessons learned, the power of making mistakes, and how embracing challenges helped shape his career in tech. First Impressions That Last Hi Phuoc! What was your first impression when you joined SupremeTech?I still remember my first day at SupremeTech. What impressed me most… was the smell of a brand-new office! (laughs)It might sound funny, but that paint smell felt comforting. It reminded me of my first job after graduation, working at a new construction site—filled with excitement, hope, and anticipation. Whenever I catch that same scent, it brings back the feeling of a fresh start. From Tourism to Tech: A Career Switch Sparked by Fate We heard you used to work in the tourism industry. What made you switch to IT?Yes, I worked as an admin in the tourism sector. Shifting careers felt like fate. Honestly, it might sound silly, but I chose SupremeTech mainly because they offered a MacBook! (laughs).At the time, I was looking to change my career to IT Infrastructure and had passed interviews at two companies. But when I discovered SupremeTech would provide a MacBook, I was so excited I couldn’t say no.Back then, I felt like a blank sheet of paper. Starting in a completely new field was a huge challenge. But thanks to the support from my teammates, I slowly adapted and began to grow. Starting During COVID: Remote Work and Early Struggles Changing industries isn’t easy. What was the toughest challenge for you?I joined SupremeTech during the COVID pandemic, so the biggest challenge was starting remotely. I didn’t know anyone, and everything was done over Google Meet. Building connections, understanding the work, or communicating effectively was hard. When we finally returned to the office, I was so happy to meet my teammates, mentors, and colleagues in person. That’s when my real learning journey began.One of the most memorable challenges? Making mistakes. I’ve never been afraid of being wrong—in fact, I enjoy it. I made many mistakes initially, but each one taught me something. Most of them happened because I didn’t think far enough ahead. Over time, I learned to be more thoughtful and less overconfident. Lessons from Mistakes: Learning the Hard Way How did you manage to get through those mistakes?Mistakes are valuable lessons. Now, I even create small “traps” in internship assignments based on the mistakes I once made. It helps them encounter real problems and learn through hands-on experience. You remember things better when you figure them out yourself, rather than just reading about them. After every project, our team writes a retrospective report noting what could have been done better. One mistake equals one lifelong lesson. Facing Challenges with a Grateful Mindset You talk a lot about challenges—what does that word mean to you?To me, challenges are a kind of “fate”. They don’t just happen by chance. You have to find a way to overcome them when they show up.They might feel overwhelming at the moment, but when I look back, I feel grateful—even thankful for the people who gave me those challenges. Every company has its problems. What matters is how you deal with them and what you learn along the way. From Fresher to Team Leader: A Role Earned Through Action You’re a team leader now. How did that role come to you?Honestly, I didn’t expect to become a leader so soon. But I’ve never been the type to wait around for task assignment. At the associate level, I tried to help interns and share my experience. I focused on building strong communication and genuine connections.As a mentor, I always try to lead by example. So when I was promoted, I already felt ready. When you sincerely help others, good things naturally come your way. A Culture of Calm and Growth What’s something special about the work environment at SupremeTech?SupremeTech has a very peaceful work environment. There’s no office politics or unnecessary drama. It’s a safe and supportive place where people can grow. But that doesn’t mean the work is easy. During projects, it can feel like going into battle. Everyone has to stay sharp and take ownership to solve problems. It’s an outstanding balance—our culture is kind, but our work ethic is fierce. That reflects SupremeTech's core values: be kind in life and embrace Passion and Challenge at work. Words of Advice for Young IT Professionals What would you say to young people just starting their careers in IT?Make mistakes while you still can. Don’t be afraid to be wrong. You’ll learn more from your errors than from any books.Don’t be afraid to try. Don’t avoid difficult things, especially if you want to grow beyond your comfort zone. Looking Back: Any Regrets? Looking back at your tech career journey, do you have any regrets?Not at all. Every step I’ve taken has been worth it. Skills are essential, but the environment shapes who you become. I love investigating new problems and finding solutions. My curiosity has given me more experiences than most people at my level haven’t had, which helps me grow every day. Final thought Thank you, Phuoc, for sharing your honest and inspiring story. We wish you continued passion, positivity, and success on your tech career journey with SupremeTech!